Política de Retención de datos

1. OBJETO
Este documento establece las políticas y procedimientos del Ayuntamiento de Orcera con respecto
a la retención, archivo y eliminación de datos, ya sea en forma impresa o digital, e incluyendo datos
personales.

El Ayuntamiento de Orcera está sujeto a una serie de obligaciones legales en relación con la
retención de datos. Por un lado, está obligado a conservar algunos tipos de datos durante un período
mínimo. Por otra parte, es un principio fundamental de la legislación sobre protección de datos que los
datos personales sólo se conserven durante el tiempo que sea necesario. Además, la retención de
algunas clases de datos puede representar un riesgo innecesario para la seguridad. Por estas razones, el
Ayuntamiento de Orcera reconoce la importancia de formular políticas claras y específicas en
relación con la retención de datos.

2. ALCANCE
Todos los registros contenidos en ficheros que formen parte de un tratamiento realizado en el
Ayuntamiento de Orcera y que afecten a un interesado están sometidos a la presente política y sus
procedimientos descritos.

3. RESPONSABILIDADES
El Ayuntamiento de Orcera tendrá la responsabilidad de poner en marcha los criterios definidos en
esta política. Igualmente, el responsable de seguridad tendrá la responsabilidad de poner en marcha y
verificar el cumplimiento de los requisitos aquí definidos.

Respecto a la revisión y aprobación de la política, dicha responsabilidad recae en el responsable de
seguridad.

4. DESARROLLO

4.1. RETENCIÓN, ARCHIVO Y ELIMINACIÓN DE DATOS
El Ayuntamiento de Orcera deberá archivar, eliminar y/o bloquear los datos que obren bajo su
control, salvo lo dispuesto en el siguiente párrafo.

A pesar de las reglas de archivo establecidas en esta política, el Ayuntamiento de Orcera puede
conservar copias no archivadas de los datos en la medida en que los datos sean razonablemente
necesarios en forma no archivada para:

a) el cumplimiento de cualquier obligación legal o contractual del Ayuntamiento de Orcera; y/o
b) el establecimiento, ejercicio o defensa de cualquier acción legal.

El Ayuntamiento de Orcera no debe borrar datos en la medida en que:
a) tienen la obligación legal de conservar los datos;
b) tienen la obligación contractual de conservar los datos (siempre que dicha obligación
contractual no quede anulada por ninguna obligación legal de eliminar los datos); y/o
c) la conservación de los datos sea razonablemente necesaria para el establecimiento, el ejercicio
o la defensa de cualquier derecho legal (siempre que dicho requisito no se vea invalidado por
ninguna obligación legal de suprimir los datos).

El Ayuntamiento de Los Orcera no debe archivar ni borrar ningún registro en la medida en que la
Secretaría del Ayuntamiento haya emitido algún tipo de instrucción técnica adicional de retención legal
en relación con dichos registros.

4.2 DATOS SUJETOS A LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES DE CANCELACIÓN
Las siguientes categorías de datos procesados por el Ayuntamiento de los Orcera están o pueden estar
sujetas a obligaciones contractuales de cancelación:
a) la información confidencial revelada a la sociedad por otra persona en virtud de un acuerdo de
confidencialidad o de las disposiciones sobre confidencialidad de un contrato, y
b) datos personales respecto de los cuales la organización actúa como procesador de datos.
Cualquier obligación de cancelación con respecto a la información confidencial se establecerá en el
contrato correspondiente, y puede variar de un contrato a otro. El Ayuntamiento de Orcera debe
cumplir con estas obligaciones.

Si el Ayuntamiento de Orcera actúa como procesador de datos con respecto a los datos personales,
la ley requiere que el contrato de tratamiento incluya la obligación del Ayuntamiento de Orcera de
eliminar o bloquear los datos personales después de la finalización de la prestación de servicios
relacionados con el tratamiento, salvo en la medida en que la ley requiere el almacenamiento. Todos los
datos personales que el Ayuntamiento de Orcera procese en nombre de un responsable del
tratamiento estarán sujetos a las correspondientes obligaciones de cancelación, teniendo en cuenta la
ley, y el Ayuntamiento de Orcera deberá cumplir con dichas obligaciones.

Para garantizar el cumplimiento de sus obligaciones contractuales de cancelación o bloqueo de datos, el
Ayuntamiento de Orcera llevará un registro de dichas obligaciones en el que se identificarán, con
respecto a cada contrato pertinente, los datos que deben suprimirse o bloquearse y las fechas de
supresión de dichos datos.

4.3 PLAZOS NORMATIVOS Y LEGALES DE CONSERVACIÓN DE DATOS
Los datos no serán conservados más tiempo del necesario para los fines del tratamiento, salvo
obligación legal o siempre que se traten con fines de archivo en interés público, investigación científica o
fines estadísticos, cuya conservación podrá ser durante períodos más largos en el tiempo. Los datos se
almacenarán el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la que se recabaron y para
determinar las posibles responsabilidades que se pudieran derivar de dicha finalidad y del tratamiento
de los datos. Con carácter general, se conservarán según lo dispuesto en la normativa de archivos y
documentación (Decreto Ley 97/2000, por el que aprueba el Reglamento de Sistema Andaluz de
Archivos y desarrolla la Ley 3/1984 de Archivos Andaluces), que establece un tiempo máximo de
veinticinco años desde el fallecimiento de las personas afectadas, si fuere conocida su fecha, o cincuenta
años a partir de la fecha de los documentos.

El tratamiento de datos se realiza garantizando la seguridad de los mismos, según los medios descritos y
aplicables del Esquema Nacional de Seguridad (en adelante ENS).

Mediante esta política se establece la obligación de borrado, destrucción o bloqueo de los ficheros
cuando hayan cumplido la finalidad para la que fueron creados.

Los ficheros temporales son ficheros de trabajo creados por usuarios o procesos que son necesarios
para un tratamiento ocasional o como paso intermedio durante la realización de un tratamiento y se
establece por tanto la obligación de borrado o destrucción cuando hayan cumplido esa finalidad.
Constituyen un fichero temporal las listas de alumnos de un curso, las inscripciones a un evento
concreto con fines organizativos…

4.4 MÉTODOS DE ARCHIVO Y BORRADO POR DEFECTO
Los datos deben ser archivados por el Ayuntamiento de Orcera en el archivo municipal del
Ayuntamiento, así como en un servidor ubicado en las dependencias de éste.
Los datos deben ser eliminados por el Ayuntamiento de Orcera a través de destructoras de papel o,
en su defecto mediante una empresa autorizada para la destrucción del papel y que emita un certificado
de garantías.

4.5 REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE ESTA POLÍTICA
El responsable de seguridad será responsable de revisar y actualizar esta política.
Esta política debe revisarse y, en su caso, actualizarse al menos anualmente.
Esta política también debe ser revisada y actualizada sobre una base ad hoc si es razonablemente
necesario para asegurar:
a) la conformidad del Ayuntamiento de Orcera con la legislación aplicable, los códigos de
conducta o las mejores prácticas del sector;
b) la seguridad de los datos almacenados y tratados por la sociedad, o
c) la protección de la reputación del Ayuntamiento de Orcera.
Los siguientes asuntos deben ser considerados como parte de cada revisión de esta política:
a) cambios en el entorno jurídico y reglamentario;
b) los cambios en los códigos de conducta que el Ayuntamiento de Orcera suscriba;
c) la evolución de las mejores prácticas del sector;
d) cualquier dato nuevo recogido por el Ayuntamiento de Orcera;
e) cualquier nueva actividad de tratamiento de datos realizada por el Ayuntamiento de Orcera y
f) cualquier incidente de seguridad que afecte al Ayuntamiento de Orcera.